A Gestão Eletrônica é um conceito que está muito presente no dia a dia, visto que, as pessoas estão cada vez mais buscando ferramentas que satisfaçam as necessidades emergenciais. Por isso, plataformas e sistemas que oferecem soluções para resolver problemas estão progressivamente ganhando espaço na rotina de todos. A propósito, com a transformação digital, a qual estamos passando, é muito natural que surjam ferramentas voltadas para esse tipo de atividade. Portanto, quando envolve a tecnologia, acaba se tornando um fluxo mais organizado, resultando assim, bons e eficientes resultados.

Se a gestão pública da sua cidade não contém softwares inteligentes que ajudam no desenvolvimento ou desempenho das demandas, destacamos alguns motivos para que seja implantado sistemas eletrônicos.

·        Aumento de produtividade: Esse item mostra a importância do trabalho integrado entre as equipes, uma vez que qualquer informação ou documento pode ser acessado por diferentes usuários em locais diversos. Isso otimiza o fluxo operacional, além de facilitar o acesso remoto. Vale pontuar que quando os documentos são armazenados fisicamente, há a possibilidade dos profissionais acabarem perdendo um tempo maior para encontrar as informações de que precisam. Uma alternativa para esse tipo de ineficiência é a possibilidade de apostar na gestão eletrônica de processos, no caso o Protocolare. Esse sistema permite a digitalização dos artigos e torna o acesso às informações mais fácil, prático e rápido.

·        Padronização da informação: Cada setor pode categorizar os seus documentos da maneira que achar melhor, desde que mantenha um padrão no qual se garante a rastreabilidade dos arquivos. Afinal, se não for assim, o sistema perde seu objetivo e o trabalho continuará sendo prejudicado em razão da burocracia. Como o foco dessa gestão é agilizar os processos e organizar as informações que estão no sistema, é preciso que os documentos sejam devidamente segmentados, para que possam ser localizados de forma precisa e rápida quando forem buscados.

·        Agilidade no processo: Somente o fato de diversos colaboradores poderem acessar e usar os documentos ao mesmo tempo e de diversas formas, agiliza os processos, já que, isso pode ser feito de qualquer lugar e por quantas pessoas forem necessárias. A vantagem é a redução no desperdício de material para impressão e uso físico dos documentos. Além de também trazer agilidade, proporcionando aumento da produtividade.

Pensando na implementação da Gestão Eletrônica na sua Administração Pública, a Plenus poderá ajudar em várias áreas, principalmente, quando o assunto é economia. Além de desenvolvermos sistemas como o Portyx, Diário Oficial Eletrônico, Sistema de Ouvidoria Online, oferecemos sistemas voltados para as Câmaras e Sistemas Legislativos, que é o caso do Legislarr e o Protocolare

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