Quem nunca guardou ou achou em gavetas, principalmente de pessoas mais antigas, comprovantes de pagamentos ou até aquele montante de papelada discriminando um produto ou serviço? Por muitos anos, essa prática de guardar foi fundamental para evitar dores de cabeça de cobranças indevidas. Porém, com o passar dos anos, e as inúmeras possibilidades da modernidade, o uso da tecnologia resultou na melhoria de alguns processos, é o caso dos pagamentos de faturas, pois com a evolução tecnológica, os recebimentos passaram a ser virtuais e, uma vez pago, o cidadão pode consultar via extrato de banco ou guardar o PDF do mesmo.

Trazendo essa questão para o mundo organizacional, a “cultura do papel” está presente no cotidiano das pessoas e empresas, especialmente nas repartições públicas. Sabemos que a administração pública conta com um grande número de processos que precisam ser documentados e, nesse caso, é “difícil” pensar na possibilidade de reduzir a quantidade de relatórios impressos no setor público.

Se analisarmos uma empresa privada, o uso de tecnologia foi e ainda é um passo muito importante quando o assunto é armazenar e documentar determinados processos, visto que, isso tem interferência muito com a cultura organizacional, ou seja, é difícil desfazer alguns hábitos, pois as pessoas continuam usando o método da impressão para arquivar documentos. Agora já imaginou o quanto será minucioso esse progresso nos órgãos públicos? Por isso, as ferramentas digitais são tão importantes, pois as mesmas contribuem para a economia de recursos e eficiência no atendimento das demandas.

As vantagens de manter os documentos em ambientes digitais, faz com que os processos nos diversos poderes qualifiquem a prestação de serviço e a comunicação interna. 

Diante disso, apresentamos alguns ‘porquês’ é necessário retirar o uso do papel na gestão pública

Otimiza a gestão de processos: As ferramentas digitais promovem uma revisão da gestão como um todo. Desde a criação dos documentos, passando pela sua tramitação online até o momento da interação com o usuário, as soluções permitem que estes processos sejam muito mais ágeis porque todas as informações estão em uma única plataforma e podem ser acessadas por toda a equipe. Também há possibilidade de padronização dos documentos, para facilitar a classificação, a tramitação e a indexação de documentos aos processos.

Melhora a segurança da informação: A segurança é muito maior, primeiramente, porque somente pessoas autorizadas conseguem acessar o sistema. Outro ponto é a validação das atividades, que utilizam protocolos e certificações digitais que garantem sua veracidade.

Oferece mais autonomia para o cidadão: As soluções possibilitam também uma maior autonomia ao cidadão. Isto porque o mesmo passa a ter a condição de solicitar serviços e acompanhá-los de maneira eletrônica, sem precisar sair da sua residência. O acompanhamento online reduz o tempo de deslocamento e de espera em longas filas e ajuda a desafogar a rotina dos servidores responsáveis pelo atendimento.

Possibilita uma economia de recursos: A utilização de tecnologia para realizar os processos administrativos trouxe também uma economia de recursos para a gestão pública. Não é mais preciso investir em itens como folhas, tinta de impressora, grampos, envelopes, carimbos, pastas. Outro ponto a melhorar é o espaço físico das repartições porque não será mais necessário ter incontáveis armários para depositar os processos nem ocupar salas por anos apenas para guardar pilhas de papel.